LaTeX Briefvorlage

Wir alle müssen des Öfteren wichtige formale Briefe versenden und natürlich vorher am Rechner erstellen. Ich habe mir angewöhnt, dafür LaTeX (freies Textsatzsystem) zu verwenden und bin immer wieder begeistert: das Ergebnis sieht professionell aus und wenn man sich einmal eine Vorlage erstellt hat, ist jeder neue Brief extrem schnell und einfach anzufertigen — schneller und viel besser, als man es mit einer Office-Anwendung schaffen könnte. Als LaTeX-Neuling ist man jedoch auf eine Vorlage, an der man sich orientieren kann, angewiesen. Diese möchte ich mit diesem Beitrag liefern.

Das Ziel

Ihr wollt sicher das Ergebnis dieser Vorlage zuerst sehen: brief.pdf

Der Weg

Aktualisierung Januar 2013
Ursprünglich stammt der Artikel aus dem Jahr 2009. Inzwischen ist er einer der meistbesuchten Artikel auf meiner Website und eine der wichtigsten Ressourcen, wenn man eine Suchmaschine nach “latex briefvorlage” befragt. Dem will ich gerecht werden und habe die Vorlage und den Inhalt des Artikels dem Fortschritt der Zeit angepasst. Das sind die wichtigsten Änderungen:

  • Meine Empfehlung zur LaTeX Distribution lautet nun TeX Live. Als Editor für Windows ist von LEd inzwischen abzuraten. Texmaker ist simpel und zuverlässig.
  • Die Quelldateien sind ueberarbeitet, deutsch kommentiert und UTF-8-kodiert.
  • Die Vorlage zeigt jetzt wie man einen Brief an mehrere Empfänger gleichzeitig erstellen kann.

Die Vorlage ist für Briefe an deutsche Adressaten gedacht. Sie baut auf der LaTeX-Dokumentenklasse scrlttr2 auf, die alle relevanten DIN-Regeln umsetzt. Daher ist die Vorlage nicht unbedingt für Briefe an englische Adressaten geeignet — zumindest, wenn man penibel arbeiten und in diesem Fall entsprechend amerikanische oder britische Satzregeln anwenden möchte.

brief.pdf ist schlicht, jedoch perfekt nach DIN-Regeln gesetzt; inklusive Faltmarken am linken Rand. Es handelt es sich um einen Serienbrief mit zwei Empfängern sowie individuellen Haupttexten pro Empfänger. Absender, Betreff und Datum gleichen sich. Den zugehörigen Quelltext habe ich auf zwei Dateien verteilt:

  • In der Datei absender.lco sind die Absenderdaten und die optische Erscheinung des Briefes definiert. Diese Datei sollte man einmalig individuell anpassen und danach für jeden seiner Briefe verwenden können.
  • Die zweite Datei, brief.tex, ist für jeden zu versendenden (Serien-)brief neu zu erstellen. Sie beginnt mit einer gewöhnlichen LaTeX-Präambel, in der u.a. die obig beschriebene Datei absender.lco eingebunden wird. Neben der LaTeX-Präambel und ein paar weiteren LaTeX-Befehlen, die allesamt grundsätzlich nicht editiert werden müssen, befindet sich in dieser Datei fast nur noch der eigentliche Inhalt des Briefes in reiner Textform.

Wenn man eine LaTeX-Distribution installiert hat (ich empfehle TeX Live für Windows und Linux) und über einen vernünftigen Editor verfügt (Texmaker für Windows), muss man prinzipiell nur noch die beiden vorgestellten Dateien in ein Verzeichnis stecken, den Briefinhalt, Absender und Empfänger editieren und auf ein Knöpfchen drücken — schon hat man seinen professionellen Brief fertig im PDF-Format vorliegen und muss ihn nur noch ausdrucken. Dann kann man ihn anhand der Knickmarken korrekt falten und in einen Umschlag mit Sichtfenster stecken: die Empfängeradresse passt natürlich exakt.

Technische Hinweise

Die technischen Hinweise habe ich in diesem Artikel bewusst kurz gehalten. Zwei große Fehlerquellen möchte ich hier aber noch vermieden wissen:

  • Die beiden Quelldateien sind, so wie ich sie zum Download anbiete, UTF-8-kodiert. Wenn Ihr sie editiert, müsst Ihr Euren Editor unbedingt so einstellen, dass er diese Kodierung beibehält. Nur dann kann der LaTeX-Compiler alle Zeichen, insbesondere Sonderzeichen, korrekt interpretieren.
  • Wie Ihr TeX Live auf Windows installiert, ist u.a. hier beschrieben (achtet aber darauf, die jeweils aktuelle Version und nicht die von 2010 zu benutzen).
  • Ich empfehle, die Datei brief.tex mit dem Programm pdflatex zu kompilieren (wird von der LaTeX-Distribution geliefert). Normalerweise startet Ihr diesen Kompiliervorgang per Kopfdruck in Eurem LaTeX-Editor. Dazu muss der Editor natürlich wissen, wo genau das Programm pdflatex in Eurem Dateisystem liegt. Wenn Ihr den Pfad in den Editoreinstellungen definiert, kann eigentlich nichts mehr schief gehen.

Falls weitere Fragen auftreten, könnt Ihr gerne die Kommentarfunktion nutzen oder mir eine Mail schreiben.

Spielereien

Die eingesetzte Dokumentenklasse nennt sich scrlttr2 aus dem Koma-Script. Sie ist im scrguide dokumentiert. Wenn man sich dort einliest und dann mit den Einstellungen spielt, kann man z.B. den Briefkopf verändern: other_head.pdf. Natürlich lassen sich auch der Fuß anpassen und Grafiken einbinden, sodass einem professionellen Unternehmensbrief nichts im Wege steht.

  • Klaus

    Vielen Dank für die Zeitersparnis! Bin noch sehr unerfahren mit LATEX. Dafür hätte ich bestimmt Wochen gebraucht.
    Die Briefe sehen mit dieser Vorlage sehr gut aus!

  • Eberhard

    Hallo,

    ich erhalte bei deinen Originaldateien (s.o.) die Fehlermeldung
    ! Package scrkbase Error: KOMA option `foldmarks’ has no value `BlmTP’.
    Habe das TexLive 2009 installiert. Kannst du mir einen Tip geben?

    Viele Grüße, danke

    • Hallo Eberhard,

      ich gehe nach ein wenig Recherche davon aus, dass Deine verwendete Version von KOMA-Script zu alt ist. Also hast Du zwei Optionen:

      1) Deine ältere Version benutzen und die Einstellungen ändern, z.b. anstelle von

      foldmarks=true,
      foldmarks=BlmTP

      mal nur

      foldmarks=true

      probieren.

      2) Dein TexLive und somit auch KOMA-Script updaten. Dann sollte es auch mit “meinen” Optionen klappen.

      Lass mich wissen, wenn Du erfolgreich warst!

      Jan-Philip

  • Christoph

    Hallo Jan-Philip,

    tolle Vorlage!!!
    Aber wie kann man sowohl Festnetzanschluss als auch Mobiltelefon angeben?

    Ciao

    Christoph

    • Hey Christoph,

      hier können wir ausnutzen, dass es für den Briefkopf die Variablen fromphone, fromfax, fromurl, fromemail gibt. Wenn Du alle verwendest, bleibt die Mobilnummer auf der Strecke. Ich nehme aber mal an, dass Du z.B. auf die Faxnummer verzichten kannst. Dann können wir fromfax einfach missbrauchen und ein kleines Handy als Symbol benutzen.

      Auszüge aus einer Beispiel-.lco-Datei:

      \RequirePackage{marvosym} muss da drin stehen für die Symbole.

      In den \KOMAoptions kannst Du u.a. schreiben:

      fromurl=true,
      fromfax=true,
      fromemail=true,
      fromphone=true,

      Dazu passend z.B.:

      \setkomavar{fromphone}[\Telefon~]{+49\,1337\, 80085}
      \setkomavar{fromfax}[\Mobilefone~]{+49\,137\,9999999}
      \setkomavar{fromemail}[\Letter~]{info@harry.com}
      \setkomavar{fromurl}[]{http://harry.com}

      Im Ergebnis sieht das bei mir dann so aus.

      Wenn Du Schwierigkeiten hast, meld Dich nochmal :)

  • Christoph

    Hi Jan-Philip,

    hat super geklappt, danke!
    Was mir noch aufgefallen war, ich musste in der letter_options.lco das ß als \ss schreiben. In der letter.tex brauchte ich das nicht.

    Ciao

    Christoph

    • Bei mir klappt es auch mit ß :-) Damit es klappt, habe ich

      \RequirePackage[latin1]{inputenc}

      in meiner lco-Datei.. Du musst dort das Encoding angeben, mit welchem Deine lco-Datei geschrieben ist.

  • Christoph

    Ahso! Bin noch relativ neu bei latex. Habe vorher noch nie was von lco-Datei gelesen, dachte es reicht, wenn es in der main steht.
    Also Danke nochmal.

  • Thomas

    Super komfortabel und tolles Ergebnis.
    Hat mir gerade erlaubt, noch schnell ein Bewerbungsschreiben
    zu erstellen.
    Werd ich weitererzählen!;)

  • Niklas

    Geil, geil, geil! Vielen Dank fürs Teilen!

  • Andreas

    Hallo,

    zunächst einmal vielen Dank für die tolle Vorlage!

    Eine Frage ist mir noch geblieben: Gibt es eine Möglichkeit den Einzug des Haupttextes zu verringern, ihn also weiter nach links zu “schieben”.

    Herzlichen Dank und “guten Rutsch”!

    • Sorry fuer die spaete Antwort. Da gibt es verschiedene Moeglichkeiten. Spiel zuerst mal mit den scrlttr2-Optionen DIV und BCOR herum. Das koennte dann so aussehen:

      \documentclass[jgehrcke,paper=a4,version=last,fontsize=11pt,DIV=13,BCOR=0mm]{scrlttr2}

      Ansonsten ist das changepage-Paket sehr hilfreich. Beispiel:

      \usepackage{changepage}
      %\changepage{text height}{text width}{even-side margin}
      %{odd-side margin}{column sep.}
      %{topmargin}{headheight}{headsep}{footskip}
      \changepage{+3cm}{}{}{}{}{}{}{}{-5cm}

      Hoffentlich hilfts :)

  • CapoDaster

    Hallo,

    verrätst du uns auch die Einstellungen, die zu deiner pdf other_head geführt haben, das gefällt mir nämlich wesentlich besser!

    • Das war schon doof von mir, dass ich damals den Quelltext nicht angegeben habe. Auf Anhieb finde ich den nicht mehr in meinen Daten. Werde ich bei Gelegenheit vielleicht nachreichen. Das waren aber ganz marginale und simple Aenderungen. Du musst nur ein bisschen in der Dokumentation von scrlttr2 (eigenes Kapitel in der Koma-Script Doku @ ftp://ftp.dante.de/tex-archive/macros/latex/contrib/koma-script/scrguide.pdf) lesen und findest schnell, was Du suchst.

    • David

      Hi..
      Das gleiche Problem hatte ich auch zuerst. Aber die Änderungen sind eigentlich alle in der letter_options.lco enthalten…
      Es müssen lediglich in ein paar Zeilen das Kommentar zeichen (%) entfernt werden. Einfach mal rum testen…

      LG

      David

      @Jan-Philip: Super Vorlage! Danke!

  • Daniel

    Hallo Jan-Philipp!

    VIelen Dank für die Vorlage, die ist wirklich klasse. Ich habe sie mir ein bisschen für meine Bedürfnisse angepasst, habe allerdings noch eine offene Frage:

    Wie kann man den vertikalen Abstand zwischen der Anrede und dem Betreff als auch zwischen Text und Abschlussformel verändern?

    Da sitze ich nun schon den ganzen Tag dran. Über die Befehle \@setplength{toaddrvpos}{30mm}
    \@setplength{refvpos}{75mm} habe ich bereits Betreff und Adressatenfeld nach oben verschieben können.

    Wäre dankbar für Hilfe ! Viele Grüße!

    • Daniel, entschuldige die späte Antwort. Diese ganzen Pseudolängenbezeichner kenne ich auch nicht auswendig. Ich vermute, dass es prinzipiell möglich ist, die von dir genannten Abstände zu verändern. Du musst nur sorgfältig im Komaguide lesen :-) Es gibt dort irgendwo eine Auflistung aller Pseudolängen.

      Meld dich, wenn du nicht weiter kommst. Grüße!

  • Momu

    Hallo Jan-Phillip,

    vielen Dank für deine Vorlage. Ich habe sie für meine Belange auf XeTex umgebogen und so erweitert, dass die Internetmarke der Post direkt ins Adressfeld gedruckt wird [1]. Ich hoffe, Du bist der Art der Erwähnung in tex- und lco-File einverstanden. Wenn nicht, sag Bescheid.

    Grüße
    Momu

    [1] https://github.com/momu/xetex-briefvorlage-internetmarke

  • Anja

    Hallo,

    leider funktionieren die Download-Links für die PDF- und TEX-Dateien nicht. Ich habe noch die alte Vorlage von dir auf dem Rechner und die sieht echt toll aus. Wäre klasse, wenn du die neuen Dateien (wieder) hochladen könntest.

    Grüße

    Anja

    • Hallo Anja,

      mein Hosting-Provider hatte letzte Woche mit meinem Server den Super-GAU veranstaltet — ich bringe die Daten Stück für Stück wieder online, sofern möglich (bzgl. der Briefvorlage wird das noch heute der Fall sein).

      Bis dann, und danke, dass Du Dich gemeldet hast!

  • ahuewel

    Hei und danke! Ich hab Deine Latex Briefvorlage auf meinem Linux Ubuntu12.04LTS erst im zweiten Anlauf zum laufen gekriegt. Hier beschreib ich das ganze, könnte ggf. auch nützlich für andere sein…
    http://querbalken.net/briefe-schreiben-einmal-anders-latex-statt-word.html

  • Niko

    Hey danke für die tolle Vorlage :)

    Ich habe ein ähnliches Problem mit den Umlauten in der lco. Datei wie Christoph: Ich bekomme kein ä/ö/ü hin (auch nicht mit RequirePackage[latin1]{inputenc}); gibt es da evt. einen ähnlichen Kniff wie ß=ss auf den ich gerade nicht komme?!
    Vielen Dank vorab
    MfG Niko

    • Der “Kniff” ist gar kein Kniff, sondern der einzig korrekte Weg: Die Quelldateien in UTF-8-Kodierung speichern (dein Texteditor muss so eingestellt sein), den “Compiler” über die Kodierung der Quelldateien informieren (per RequirePackage[utf8]{inputenc}) und etablierte Fonts benutzen, die Umlautglyphen etc unterstützen.

      Hast du mal genau die Beispieldateien aus dem Artikel oben benutzt? Da sind diese beiden Kriterien erfüllt, es gibt Umlaute in der Adresse und ß im Text: http://gehrcke.de/files/perm/latex/letter_template/brief.pdf

  • Lukas

    Geniale Vorlage!! Vielen Dank!

  • TomT

    Warum enthält backaddress denn nicht die üblichen Punkte, sondern nur Kommatas ?

  • Jakob Schöttl

    Danke für die Vorlage!

    Weiß jemand, warum es nicht mit lualatex funktioniert?
    Beide Dateien sind UTF-8, Umlaute funktionieren, aber ß wird zu SS.

    Ich verwende lualatex auch für meine Masterarbeit (srcreport) und dort funktioniert alles, ohne usepackage{inputenc} und auch ohne usepackage[german]{babel}.