Wir alle müssen des Öfteren wichtige formale Briefe versenden und natürlich vorher am Rechner erstellen. Ich habe mir angewöhnt, dafür LaTeX (freies Textsatzsystem) zu verwenden und bin immer wieder begeistert: das Ergebnis sieht professionell aus und wenn man sich einmal eine Vorlage erstellt hat, ist jeder neue Brief extrem schnell und einfach anzufertigen — schneller und viel besser, als man es mit einer Office-Anwendung schaffen könnte. Als LaTeX-Neuling ist man jedoch auf eine Vorlage, an der man sich orientieren kann, angewiesen. Diese möchte ich mit diesem Beitrag liefern.

Das Ziel

Ihr wollt sicher das Ergebnis dieser Vorlage zuerst sehen: brief.pdf

Der Weg

Aktualisierung September 2019
Ich habe ein GitHub-Repository mit der von mir aktuell genutzten Briefvorlage erstellt: https://github.com/jgehrcke/latex-briefvorlage

Lest dort die README, sie ist auf Deutsch.

Aktualisierung Januar 2013
Ursprünglich stammt der Artikel aus dem Jahr 2009. Inzwischen ist er einer der meistbesuchten Artikel auf meiner Website und eine der wichtigsten Ressourcen, wenn man eine Suchmaschine nach “latex briefvorlage” befragt. Dem will ich gerecht werden und habe die Vorlage und den Inhalt des Artikels dem Fortschritt der Zeit angepasst. Das sind die wichtigsten Änderungen:

• Meine Empfehlung zur LaTeX Distribution lautet nun TeX Live. Als Editor für Windows ist von LEd inzwischen abzuraten. Texmaker ist simpel und zuverlässig.
• Die Quelldateien sind ueberarbeitet, deutsch kommentiert und UTF-8-kodiert.
• Die Vorlage zeigt jetzt wie man einen Brief an mehrere Empfänger gleichzeitig erstellen kann.

Die Vorlage ist für Briefe an deutsche Adressaten gedacht. Sie baut auf der LaTeX-Dokumentenklasse scrlttr2 auf, die alle relevanten DIN-Regeln umsetzt. Daher ist die Vorlage nicht unbedingt für Briefe an englische Adressaten geeignet — zumindest, wenn man penibel arbeiten und in diesem Fall entsprechend amerikanische oder britische Satzregeln anwenden möchte.

brief.pdf ist schlicht, jedoch perfekt nach DIN-Regeln gesetzt; inklusive Faltmarken am linken Rand. Es handelt es sich um einen Serienbrief mit zwei Empfängern sowie individuellen Haupttexten pro Empfänger. Absender, Betreff und Datum gleichen sich. Den zugehörigen Quelltext habe ich auf zwei Dateien verteilt:

• In der Datei absender.lco sind die Absenderdaten und die optische Erscheinung des Briefes definiert. Diese Datei sollte man einmalig individuell anpassen und danach für jeden seiner Briefe verwenden können.

• Die zweite Datei, brief.tex, ist für jeden zu versendenden (Serien-)brief neu zu erstellen. Sie beginnt mit einer gewöhnlichen LaTeX-Präambel, in der u.a. die obig beschriebene Datei absender.lco eingebunden wird. Neben der LaTeX-Präambel und ein paar weiteren LaTeX-Befehlen, die allesamt grundsätzlich nicht editiert werden müssen, befindet sich in dieser Datei fast nur noch der eigentliche Inhalt des Briefes in reiner Textform.

Wenn man eine LaTeX-Distribution installiert hat (ich empfehle TeX Live für Windows und Linux) und über einen vernünftigen Editor verfügt (Texmaker für Windows), muss man prinzipiell nur noch die beiden vorgestellten Dateien in ein Verzeichnis stecken, den Briefinhalt, Absender und Empfänger editieren und auf ein Knöpfchen drücken — schon hat man seinen professionellen Brief fertig im PDF-Format vorliegen und muss ihn nur noch ausdrucken. Dann kann man ihn anhand der Knickmarken korrekt falten und in einen Umschlag mit Sichtfenster stecken: die Empfängeradresse passt natürlich exakt.

Technische Hinweise

Die technischen Hinweise habe ich in diesem Artikel bewusst kurz gehalten. Zwei große Fehlerquellen möchte ich hier aber noch vermieden wissen:

• Die beiden Quelldateien sind, so wie ich sie zum Download anbiete, UTF-8-kodiert. Wenn Ihr sie editiert, müsst Ihr Euren Editor unbedingt so einstellen, dass er diese Kodierung beibehält. Nur dann kann der LaTeX-Compiler alle Zeichen, insbesondere Sonderzeichen, korrekt interpretieren.
• Wie Ihr TeX Live auf Windows installiert, ist u.a. hier beschrieben (achtet aber darauf, die jeweils aktuelle Version und nicht die von 2010 zu benutzen).
• Ich empfehle, die Datei brief.tex mit dem Programm pdflatex zu kompilieren (wird von der LaTeX-Distribution geliefert). Normalerweise startet Ihr diesen Kompiliervorgang per Kopfdruck in Eurem LaTeX-Editor. Dazu muss der Editor natürlich wissen, wo genau das Programm pdflatex in Eurem Dateisystem liegt. Wenn Ihr den Pfad in den Editoreinstellungen definiert, kann eigentlich nichts mehr schief gehen.

Falls weitere Fragen auftreten, könnt Ihr gerne die Kommentarfunktion nutzen oder mir eine Mail schreiben.

Spielereien

Die eingesetzte Dokumentenklasse nennt sich scrlttr2 aus dem Koma-Script. Sie ist im scrguide dokumentiert. Wenn man sich dort einliest und dann mit den Einstellungen spielt, kann man z.B. den Briefkopf verändern: other_head.pdf. Natürlich lassen sich auch der Fuß anpassen und Grafiken einbinden, sodass einem professionellen Unternehmensbrief nichts im Wege steht.